Organiser votre mariage: par où commencer?

Ça y est: Il a posé la question, Elle a dit oui. Les choses sérieuses commencent maintenant, et ça peut parfois être compliqué de savoir par où commencer. J’ai été à votre place, et j’ai également accompagné quelques mariés dans leur grande organisation. 

Fort de ma petite expérience, je vous propose ici les grandes lignes de l’organisation de votre évènement: par où commencer, ce qui compte vraiment et ce qui reste après, et quelques pièges à éviter.

 Évaluer le nombre d’invités

C’est la première étape qui va déterminer une grande partie de ce qui suit: on n’organise pas le même mariage, on ne recherche pas les mêmes prestataires et on n’a pas affaire aux mêmes personnes selon qu’on invite 30 ou 300 personnes. Donc la toute première étape, c’est de faire une liste des gens qu’on va potentiellement inviter, et de l’affiner au plus proche possible de la réalité.  Au delà de 200, bienvenue dans le monde merveilleux de l’usine à mariage: la liste des prestataires dimensionnés pour de très grands évènements se réduit, et pour ne pas prendre de risque, il vaut mieux se tourner vers des gens qui ont beaucoup d’expérience, mais seront plus chers. En dessous de ce nombre, on a un peu plus de choix et les paris qu’on peut faire sur des prestataires plus petits, moins qualifiés et moins chers sont nettement moins risqués. 

Un point que j’ai remarqué au gré des mariages auxquels j’ai participé, si vous invitez plus de 100 personnes, vous pouvez tabler sur 20 à 30% de réponses négatives. Si vous vous mariez dans un endroit inconnu ou difficile d’accès (plus de 2h de route, nécessité de prendre un train ou un avion ou lieu totalement inconnu des invités), tablez plus sur 40 à 50% d’absents. Dans tous les cas, il vaut mieux sous-évaluer un peu, c’est plus facile de faire passer plus d’invités au traiteur que moins.

Définir la période où aura lieu le mariage

Période car votre date de mariage va dépendre avant tout de la disponibilité des lieux que vous retiendrez. 

Trouver le(s) lieu(x) 

La base donc, ça fige le plus important, puisque tous les prestataires ont besoin d’une date et d’un lieu pour établir leurs devis et bloquer la prestation.  Les trouver, donc, et les verrouiller (devis signé et acompte versé).

 Ça va mieux en le disant, un beau lieu aide grandement à de beaux souvenirs. Une salle aux murs blancs, avec des gros radiateurs colorés et la porte des WC avec un gros logo directement derrière la table des mariés ne deviendra pas un lieu magique sur les photos, même avec un pro de Photoshop. Il y a évidemment toujours des contraintes budgétaires, mais en cherchant bien on trouve, et le budget scénographie peut facilement être allégé quand on a un beau lieu qui a l’habitude de recevoir.

Sauf à obtenir un deal extraordinaire, ne déléguez pas la gestion de la salle au traiteur, c’est régulièrement problématique (du traiteur qui a « oublié » de payer à la salle qui n’a pas été bloquée à temps et n’est plus disponible à la date choisie).

Envoyer un « Save the date »  une fois la date figée

Un beau, avec une jolie photo de vous deux, la date et le lieu en clair, sur un magnet qui va rester sur le frigo des invités jusqu’au mariage. Ça aide à ne pas oublier. 

Un de mes amis a voulu jouer le mystère sur la date de son mariage alors même qu’elle était déjà validée, et a tardé à l’annoncer, entretemps j’ai été engagé  sur un autre mariage ce jour-là et je n’ai pas pu assister au sien... Ne traînez pas à annoncer la date, ça peut jouer sur les présents et ça se joue parfois à pas grand chose.

Préparer les faire part

Chez la plupart des bons prestataires, le délai d’impression est de deux mois, hors conception du faire-part. Donc ne pas perdre de temps, car il faut aussi que les gens aient le temps de répondre.

Trouver les prestataires essentiels

Traiteur/fleuriste & décoration/musique/photographe. 

Le traiteur comme la salle peuvent vous conseiller du monde, mais avoir déjà travaillé sur place ne devrait jamais être un pré-requis: Ça ne garantit absolument rien, et que ce soit pour l’acoustique ou la lumière, un bon professionnel saura toujours s’adapter. Ceux qui ont besoin d’être recommandés de cette manière sont rarement des très bons, voire souvent des cousins du prestataire en question.

Sur la photo plus particulièrement, puisque c’est mon domaine et que, si vous lisez cet article, vous devriez m’appeler, c’est important de bloquer le photographe tôt car: 

  • La saison des mariages est la même pour tout le monde, et les dates sont remplies vite et tôt. Sur un métier aussi lié à la personnalité de celui qui l’exerce, c’est impossible d’être à deux endroits en même temps.
  • C’est également la saison des vacances, et je dois refuser des mariages tous les ans parce que j’ai déjà planifié mon départ. 
  • Il y a des packages qui incluent une « engagement session », donc de belles photos à utiliser pour les faire-part, le site internet de votre mariage, mais également une occasion de faire vraiment connaissance avec votre photographe et d’apprendre à lui faire confiance.

Pour prendre contact, restez simple: La date, le lieu, le nombre d’invités, le rite et ce que vous attendez dans les grandes lignes. J’ai parfois des premiers contacts me demandant un projet de trajet pour les photos de couple, avec des exemples de photos réalisées sur place, la gestion d’un chauffeur, et un briefing complet préparant les deux heures de session, c’est trop pour un premier contact. La photo est autant un art qu’un métier artisanal, et trop prévoir tue la spontanéité du moment, donc des photos. Demandez également à voir un album complet plutôt que quelques photos de portfolio, pour avoir une idée du travail réel de votre photographe et de ce qu’il vous rendra au final. Un album de mariage, ce n’est pas qu’une belle photo de couple.

Rencontrez les prestataires en personne si tout le monde est dans la même région, ils vont vous choisir autant que vous les choisissez. Si vous ne pouvez pas les rencontrer en personne, faites un FaceTime.

Assurez vous enfin que la personne avec qui vous discutez est celle qui sera présente le Jour J: beaucoup de photographes réputés sont en fait des agences qui vous vendent une prestation au prix fort mais engagent des photographes pas chers en vous montrant des albums génériques. Demandez donc précisément qui sera présent et à voir son travail personnel. Evidemment, un photographe qui travaille sous son propre nom sera plus susceptible de fonctionner comme ça qu’une agence au nom poétique ou générique. Je dis ça, je dis rien... ;-) 

Même problématique pour les orchestres, allez les voir, notez les noms des chanteurs que vous voulez et assurez vous qu’on ne vous refile pas le groupe de secours qui n’a jamais chanté ensemble (catastrophe assurée). Ne tolérez pas qu’ils chantent en yaourt (qu’ils ne connaissent pas les paroles mais fredonnent n’importe quoi avec un accent anglais), quand vous l’avez entendu une fois vous n’entendrez plus que ça et c’est atroce. A ce tarif, la moindre des choses pour un pro est d’être pro...

Il n’y a rien de plus important le jour J que d’avoir des gens qui ont envie que votre journée se passe bien et ne vous considèrent pas que comme un chèque à encaisser, donc c’est important de vraiment les rencontrer et faire connaissance, de voir qu’ils s’intéressent à vous, et qu’ils aiment ce qu’ils font.

Faire un planning

La plupart des prestataires savent se caler les uns sur les autres le jour de l’évènement, mais vous devez quand même avoir une idée claire du déroulement de votre journée, et de qui fait quoi: Écrivez le et envoyez le à tous les prestataires. 

Ca s’appelle un déroulé, ça stipule qui arrive quand et qui est responsable de quoi, et ça évite un énorme paquet d’embrouilles le jour J (qui habille les chaises, gère les fleurs, la déco, etc.).  Précisez clairement toutes les adresses en toutes lettres (pas « Mairie de telle ville », mais l’adresse précise avec le numéro de rue et le code postal). Incluez les numéros de portables de tout le monde pour qu’on aie quelqu’un à joindre en cas de besoin. Et désignez un proche « référent » qui gèrera tous les soucis à votre place le jour J, ça n’est pas à vous de travailler le jour de votre mariage.

Tout ce à quoi vous tenez en photo doit être discuté à l’avance avec le photographe, et surtout, dans le cas de petits mariages, le cortège: certaines églises ou synagogues n’ont pas l’habitude et l’organisent n’importe comment (la mariée pas en dernier, tout le monde à la suite, etc.) , ce qui fusille les photos de l’entrée des mariés. C’est un point dont je me mèle désormais systématiquement sur les mariages de moins de 100 personnes, parce qu’il y’a toujours un souci sur ce point.  Décidez à l’avance de ce que vous souhaitez comme photos posées avec les membres de votre famille, faites la liste, et chargez un proche d’organiser les photos en allant chercher les uns et les autres. C’est long et ennuyeux pour les mariés, mais les très proches vivront parfois mal de ne pas avoir de photo avec les mariés.

Discutez également de vos photos avec l’officiant en amont, certains ne sont pas du tout ouverts aux photos et veulent restreindre le photographe pendant la cérémonie religieuse, ça se discute avant parce que le jour J, c’est compliqué de leur faire entendre raison.

Profiter de la journée

Quand tout est en place, profitez de votre journée et ne cherchez pas à tout contrôler: si vous avez tout bien préparé, ça se passera bien. Vos prestataires sont des professionnels et gèreront leur partie comme il faut, faites leur confiance. Et écoutez le photographe: personne n’a plus intérêt que lui à ce que vous soyez calmes et détendus. 

Après le mariage

Tout s’est globalement bien passé et vous avez, en fait, oublié tout ce qui était allé de travers. Tout ce qui va rester de cette journée, ce sont de beaux souvenirs, notamment vos photos. Pendant l’évènement, le photographe ne vous semblera pas être le prestataire le plus important, mais sur la durée, je vous le garantis, c’est le seul dont le travail survit à la journée du mariage, et la seule trace qu’il en subsistera et qu’en verront vos enfants. Choisissez le bien, son travail va rester sur votre cheminée toute votre vie...